7 Tipps für einen gelungenen Check-In
Bei Veranstaltungen muss so einiges bedacht werden. Doch bevor diese Veranstaltung los gehen kann ist eines besonders wichtig: Ein reibungsloser Check-In. Denn erst wenn dieser geklappt hat und alle Gäste an ihrem Platz sind, kann Ihre Veranstaltung so richtig losgehen. Je nach Größe des Events kann der Check-In aller Gäste einige Zeit in Anspruch nehmen und eine logistische Meisterleistung sein. Von Schlüsselband bedrucken bis hin zu effizienten Online-Lösungen: Hier kommen 7 Dinge, die Sie bei der Organisation Ihres Check-Ins unbedingt beachten sollten.
1: Schlüsselband bedrucken und gut ausgerüstet starten
Wer einen Check-In vorbereitet, der sollte sich auf einen Ansturm gefasst machen. Daher sollte bereits im Vorfeld alles bereit liegen, um den Check-In Prozess so reibungslos und schnell wie möglich zu gestalten. Lassen Sie zum Beispiel hier für jeden Gast ein Schlüsselband bedrucken, um es dem Gast mitsamt des Tickets zu überreichen. Bereiten Sie Geschenktüten vor oder legen Sie sich ausreichend Kugelschreiber und Büromaterialien zur Seite. Fängt der Ansturm erst einmal an, werden Sie keine Zeit mehr haben, sich schnell ein Stück Klebeband oder einen Notizblock zu holen.
2: Den richtigen Ort wählen
Gut sichtbar und am Anfang des Events. Dies ist der Ort für Ihren Check-In. Bedenken Sie jedoch auch, dass Ihre Gäste gegebenenfalls länger anstehen müssen. Bereiten Sie Markierungen für Menschenschlangen vor, beachten Sie Hygieneregeln für Ihren Veranstaltungsort und rechnen Sie auch mit ein, dass genug Platz und eventuelle Sitzgelegenheiten in trockenen, warmen Räumen für die wartenden Gäste bestehen.
3: Vorauszahlungen organisieren und die Kasse mit Wechselgeld vorbereiten
Um den Check-In Prozess zu beschleunigen bietet es sich an, vorher ein Online-Zahlungssystem einzuführen. So müssen Sie beim Check-in nur die Teilnehmer abhaken und sich nicht noch gleichzeitig um Zahlungen kümmern. Haben Sie dennoch eine Abendkasse mit Bargeld, denken Sie daran, genügend Wechselgeld bereit zu halten.
4: E-Mail mit Check-In Informationen
Damit beim Check-In bereits jeder Bescheid weiß, schicken Sie den Teilnehmern etwa eine Woche vor Veranstaltungsbeginn eine E-Mail mit Hinweisen zum Check-in. Bei Bedarf können Sie auch zusätzlich einen Tag vor der Veranstaltung eine Erinnerungs-E-Mail schreiben.
5: Ein gut geschultes Team
Briefen Sie Ihr Team so früh wie möglich. Je besser Ihre Mitarbeiter sich auf den Check-In vorbereiten können, desto weniger Probleme gibt es später am Veranstaltungstag. Bei größeren Veranstaltungen bietet es sich an, eine Art Generalprobe zu veranstalten und mögliche Problem-Szenarien mit dem Team durchzuspielen. Alternativ können Sie natürlich auch einen Self-Check-in aufstellen, bei dem sich die Gäste mithilfe von QR-Codes selbst und vollautomatisiert einchecken können.
6: Priority Check-In und ein Infopoint
Ob automatisiert oder nicht: Einen Priority Check-In sollten Sie in jedem Fall für geladene Gäste oder Speaker haben. Denn während es ärgerlich ist, wenn einige Gäste zu spät erscheinen, kann das Zuspätkommen eines Key-Speakers die gesamte Veranstaltung verzögern. Ein Priority Check-in kann hier helfen, ebenso wie eine Infostation, zu der alle Gäste mit speziellen Fragen oder Problemen geschickt werden können.
7: Online oder offline und am besten beides
Ob Sie Listen oder ein System nutzen, bleibt Ihnen überlassen und ist stark abhängig von der Größe der Veranstaltung. In jedem Fall sollten Sie eine Back-Up Liste führen, die im Notfall (Liste geht verloren, System stürzt ab…) den Check-In retten kann. Auf das Unvorhergesehene vorbereitet sein ist eben nach wie vor der letztendlich wichtigste Tipp bei der Organisation einer Veranstaltung.
